招標投標活動在評標、定標結束后，一個項目的招標就算塵埃落定了，這一系列過程無法重現，但是檔案卻記錄了這一切。我們也許可以利用檔案來回憶招標過程，來查漏補闕，借鑒總結。

    競爭性談判是近年來用的比較廣泛的采購方式，它的檔案管理值得重視。

    檔案資料首先是采購申報資料，表格由采購代理機構提供，由采購人提出申請，采購管理辦公室審查后根據項目的規模等決定采購方式。談判文件由采購管理辦公室簽發后附后，在談判文件中有談判須知、技術要求、合同條款等內容，采購代理機構提供了報價表樣式附后，投標人須報單價、標段價、最終總價，且要承諾售后服務、交貨期限等，以上都是招標的一系列資料。

    評委抽取首先，需抽取評委，從檔案看，什么項目、評委幾名、何時抽取、抽取人、抽取地點等都記錄在案，而評委是否按時到達則又附一張表在后，這也是為方便工作考慮。

    談判開始投標人填寫投標報價表，有幾家單位就填寫幾份報價表，評委評判后寫出評標報告確定中標人，定標后，雙方合同附后以備查考，最后再附一份總的表，對整個過程中采購代理機構承辦事項及采購管理辦公室監管情況加以總結，充分體現了服務與管理分開，各項流程均有承辦人簽字，責任明確，一目了然。