海上貨物運輸，經常發生貨損貨差，索賠與理賠的問題也就伴隨而至。索賠與理賠是一項政策性強、涉及面廣的重要工作，直接影響國家的信譽和企業的利益。根據國家的有關政策，按照運輸合同，參照國際慣例，認真做好調查研究，正確對待和處理索賠和理賠，具有重大意義。 
　　一、索賠與理賠的依據。 
　　租船合同和提單是處理索賠與理賠的主要依據，它們都有專門的條款用來規定租船人和船東、托運人和承運人之間的關系以及各自的權利、義務、責任、豁免等事項。在班輪運輸中，雖然各船公司的提單形式不一，條款多少不等，但一般均參照國際上通用的《海牙規則》的條款來擬定。在租船運輸中，原則上是按照租船合同條款來處理索賠與理賠工作，但一般仍不背離《海牙規則》的基本精神。例如，經常使用的期租船合同范本中關于船東對貨損貨差的責任規定為："船東或他們的經營管理人應作為承運人，按照１９２４年《海牙規則》第三條和第四條對船長或經船長授權的租船人或租船人的代理，按大副收據所簽發的每張提單，負責所承運貨物的短少、滅失或殘損。"因此，要處理好索賠和理賠工作，必須很好地研究《海牙規則》。 
　　二、索賠的原則。 
　　處理索賠案件時，應掌握以下原則： 
　　１．實事求是。 
　　按照事故的實際情況，分析造成事故的原因，確定損失的程度或準確數量。對應該索賠的貨物，必須堅持索賠。 
　　２．有根有據。 
　　處理對外索賠案件，要進行深入細致地調查研究，掌握貨損貨差的有效證件。根據運輸合同的規定，尊重有關的國際慣例，做到有根有據，這是處理貨物索賠的基礎。 
　　３．合情合理。 
　　在處理復雜案件時，根據造成損失的各種因素，合理地確定承運人應承擔的責任。從有利案件的及時解決出發，必要時可作些讓步，做到合情合理。 
　　４．區別對待。 
　　根據我國的對外政策，考慮船東的政治態度和業務上與我合作的情況，做到有理、有利、有節。對不同對象采用不同方式，區別對待，處理索賠案件。 
　　５．講求實效。 
　　在貨物索賠中要考慮實際效果。既要考慮經濟利益，也要考慮政治關系；既要考慮當前利益，也要考慮長遠利益；力求做到既挽回或減少國家的經濟損失，又有利于發展對外經濟關系。 
　　三、索賠單證。 
　　決定對外索賠，就要準備下列各項必要的索賠單證。它們是： 
　　１．索賠函。 
　　２．索賠清單。 
　　根據損失的程度和造成損失的原因，確定對外索賠的比例，按ＣＩＦ價格計算損失金額，編制索賠清單。如商業發票上是Ｆ０Ｂ價格而按ＣＩＦ價格索賠，經承運人要求，還應提供運費及保險收據。 
　　３．貨物殘、短簽證。 
　　應有船方和理貨人員共同簽字。必要時，還應提供商檢證書和船舶檢驗證書。 
　　４．提單。 
　　正本或影印本。 
　　５．商業發票。 
　　必要時應加附裝箱單或磅碼單。 
　　６．費用單證。 
　　向船方索賠修理、整理貨物的費用的證明文件。 
　　７．其他單證。 
　　必要時，還須提供火災鑒定報告、衛生或動植物檢驗證明等。 
　　四、索賠的程序和手續。 
　　處理索賠案件的程序和手續，須視承運貨物的船舶經營性質而定。 
　　采用班輪或程租船方式運輸發生貨損貨差時，凡出口貨物由國外收貨人（或提單持有人、或貨物承保人）直接向承運人辦理索賠。凡進口貨物，一般情況下由貨運代理人代表有關進出口公司以貨方名義向承運人辦理索賠。 
　　由外運公司期租船運輸的貨物，不論出口或進口，均由外運公司辦理索賠。 
　　由租輪所運貨物貨損貨差的索賠，一般情況下，利用租船合同比利用提單有利。例如，索賠時效按提單引用的《海牙規則》僅為１年，而期租船可達１０年，程租船也可達６年之久。加上有租金余額或運費在手，可從中扣除貨物索賠款額。但在特殊情況下，如索賠金額太大，又無余額租金或運費等在手可供扣款時，則由保險公司出面，按提單索賠較好，因貨物保險人可要求船東提供現金擔保或提供銀行、保險協會的擔保，如遭拒絕，尚可向卸船港法院起訴，申請扣船。