北京三元食品股份有限公司概況

北京三元食品有限公司（Beijing San Yuan Foods Co.LtD）是1997年初成立的一家中外合資企業，由原北京市牛奶公司骨干企業棗西郊乳品廠、東外乳品廠、右安門乳品廠、雙橋乳品廠、南口乳品廠、中瑞奶業培訓中心乳品廠等乳品加工銷售企業及北京麥當勞食品有限公司的中方權益所組成，其營銷渠道由三元營銷總公司及下屬五個分公司組成。現有職工3 000余人，凈資產2.5億元人民幣，是1997年5月份股票在香港成功上市的北京控股有限公司的成員企業。公司具有40年的乳品加工史，具有產加銷一體化的格局和乳品加工、商業、科技培訓和物業管理等產業多元化的優勢。具有“三元”、“燕山”、“綠鳥”等馳名商標，生產袋裝鮮牛奶、屋形包裝鮮奶、超高溫滅菌奶、酸奶、嬰兒配方等系列奶粉、北京干酪及各種乳飲料、冷食等數十個品種。年產消毒奶1.2億kg、奶粉3000t、干酪100t、酸奶550萬kg。鮮奶銷售占全市供應量90%。三元公司是目前北京地區最大的袋裝鮮奶、奶粉、干酪的加工商，也是北京最大的超高溫滅菌長效奶的加工商之一，三元公司以其骨干企業的悠久歷史和高品質的產品享譽業內。

　　北京三元食品股份有限公司實施LDS背景分析

　　三元牛奶是北京地區最大的奶制品生產企業，占北京奶制品市場70%的份額。三元營銷公司作為日配企業，每日需要完成大量的日配送作業，隨著市場競爭的日益激烈和生產規模的不斷擴大，原有的物流和分銷體系已經不能適應發展的需要。三元以前采用以手工為主的統計和匯總數據作業方式，銷售作業信息錯誤率高，反饋速度慢，庫存預測不準確，配送不及時，斷貨和積壓現象經常發生，庫存成本過高，決策數據不準。財務預警和信用審核措施沒有建立起來，應收帳款數額過大，經營風險過高。三元在作業中所出現的這些問題，主要原因在于三元的組織結構和作業流程中缺乏合理的制度規范，同時，業務操作中主要依賴手工方式也是制約業務發展的瓶頸，這些已影響企業競爭力進一步提高。為了在日益激烈的市場競爭中保持優勢，就必須采取有效的管理技術來組織、協調、控制企業的經營活動，全面實現由粗放管理到精細管理的轉換，向現代物流分銷管理技術靠攏。

　　LDS在三元營銷公司信息化中的應用

　　應用范圍

　　爭對以上三元公司現狀，2003年5月開始，北京利瑪軟件信息技術有限公司按照企業的實際需求分步在四公司、三公司、二公司、一公司、外埠公司及營銷總部進行軟件實施。逐步實施了基礎數據、客戶管理、銷售管理、配送管理、庫存管理、應收管理、外埠管理、總部管理等。此外，后期又實施了總部與分公司間的數據接口。以上系統的實施完成使各個子系統間有機的聯合運行，滿足了三元物流分銷的業務需求。

　　應用效果

　　經過系統實施后，各項業務得以規范，管理制度落實到每個人，制度、業務和系統有機的結合在一起，實現了管理的數字化、規范化和高效化。

　　首先，業務流程的整合，業務操作的規范，使企業真正實現了過程化管理。以前只能看到結果，無法控制過程，相對隨意的作業方式得到了規范。現在，系統中設置的客戶信譽管理對每個客戶進行信譽區間和信譽額度的雙重控制，對停訂客戶進行及時、準確的處理，實現了科學化管理。

　　其次，提高了企業的管理素質，做到數字化管理。原來拖沓冗長的逐級匯報方式已時過境遷，不再有現實意義。現在，各級管理者根據權限通過系統可以查看實時數據，并以此調整經營方式。總部與分公司間經營數據及時、準確的傳遞，為企業規避了經營風險。

　　第三，加速了物流、資金流的周轉速度。由于貨物調度方式的改變，因產品過期帶來的損失已大大減少。企業通過對貨物的快速分配，減少了庫存占用資金，轉移了經營風險，實現了庫存的利潤化。在系統中通過嚴密的邏輯運算將庫存數量按客戶訂貨量進行自動分配，通過贈品計算、補損計算及手工調整最大限度的減少庫存存量。

　　由于三元以往業務隨意性較強，經常出現庫存積壓而客戶缺貨的現象，LDS針對客戶的業務實際在設計中遵循“最大化分配與最小化庫存”的設計思想，經過不斷對系統進行調整和優化保證了業務的有序進行，實現了商品的最大化分配與最小化庫存。系統優化后的處理方式是根據客戶的訂貨數量對庫存商品進行分配，當庫存缺貨時，如果不進行庫存商品預留，系統按設定的算法對庫存商品進行最大化分配即將庫存商品數量分配為零，當庫存剩貨時，經過剩貨手工調整又可以對客戶的訂貨進行加量分配以使庫存商品余量最小化。將“最大化分配與最小化庫存”的業務實際體現在軟件的各個環節，使三元業務處理方式更加優化。

　　第四，實現了企業信息管理的規范化與標準化。使所有分公司原來組織數據、各自為政、相互獨立的情況得到了全面的改善，對所有的定義數據統一組織和管理，保證基礎數據只有一個來源，被所有部門和應用領域所共享。通過基礎數據的實施，實現了總部對企業所有商品信息的維護。

　　第五，業務處理簡便、靈活。客戶要求的多樣性要求訂單處理及時、準確。以往對不同客戶的訂單處理錯誤率高、速度慢。經過系統應用后，實現了對客戶的分類管理并對銷售訂單采取多種處理方式，滿足了銷售實際業務的多樣化需求。例如：在系統中通過提前訂單可以將預付款客戶的周期性訂貨要求調出，避免重復錄入時的數據丟失。對于客戶緊急訂貨要求，系統提供對客戶進行先行處理，客戶要求得到及時滿足，滿意度提高。

　　第六，個性化業務，個性化經營。三元根據自身的管理方式逐步形成個性化的經營模式和業務處理規范，并在經營的各個環節融入先進的管理思想，最終形成了這套具有三元特色的系統管理軟件。

　　特色一：促銷業務是三元經營的一個重點，也是具有特色的業務之一。原來在手工作業時，促銷計劃多、促銷方式多樣，需要手工進行計算，數據難以保證準確。現在系統按促銷方式分為贈品促銷和價格促銷，在促銷區間內通過對促銷商品和促銷客戶的設定，不僅能對渠道所有客戶還能對渠道下的具體客戶進行促銷，促銷時限內系統自動計算結果，促銷時限外，贈品促銷計劃自動停止，價格促銷計劃中的促銷價格也自動調回原來價格。

　　在贈品促銷中，按商品預分配數量和設定的促銷比例自動計算贈品數量，在經過對預分配數量進行手工調整后，系統會按調整后的分配數量重新進行贈品計算，以使贈品數量和分配數量按促銷比例嚴格保持一致。考慮到業務進程中出現贈品缺貨的實際情況，在贈品缺貨時，系統會將所欠贈品記入客戶補贈處理中待庫存貨盈時進行贈品的補貨處理，保證了贈品促銷的完整性。

　　在價格促銷中，根據三元的價格促銷業務設定兩種價格促銷處理方式：統一折價促銷，即將促銷商品按統一促銷價格進行操作；折扣促銷，即將促銷商品按設定的折扣比例進行促銷，商品的不同客戶價格按折扣比例進行自動折算。相應的客戶應收款按折價后的金額計入應收帳款。

　　特色二：貨品分配是三元經營中的又一個難點。以往缺貨時，貨品分配無章可尋，經常出現客戶貨品分配時有時無，造成客戶流失，而在庫存剩貨時，又不能及時處理，造成貨品積壓。運用系統后不僅可以將貨品合理分配，還能對庫存余貨進行再分配。系統根據訂貨數量和庫存數量進行分配，缺貨時系統自動計算出分配數量，并可按實際情況對分配數量進行手工修正；剩貨時系統按訂貨數量滿足客戶 ，經手工操作可調整分配數量，在滿足客戶要求的同時降低了庫存存量。

　　特色三：貨物配載在業務中的應用使原有貨物配送更加規范，送貨更加及時、準確。系統按車道對客戶進行車次分配，并根據客戶訂貨數量及時對車輛的運力進行調整，解決了車輛調配的瓶頸，配送業務得以快捷、有序進行。通過系統中默認配車計劃的管理，將所有客戶預先定義好車道，根據實際需要利用客戶或訂單的雙向調整完成車輛運力的合理調配。使原來混亂的派車業務更加合理、便捷。

　　第七，系統的可擴展性滿足三元經營模式的轉變。三元營銷公司由五個銷售分公司組成，各分公司下的渠道都不統一，總部下發的計劃信息在各分公司執行標準不一，導致各公司上報數據出現誤差，不利于決策層制定相應經營策略，貽誤公司發展機遇。針對由于經營模式導致的諸多問題，經過機構調整，將所有分公司的渠道重新進行整合，實行總部直接按渠道進行管理的模式，方便的進行數據傳輸和數據共享，使經營業務更加順暢，計劃更加準確、組織更加協調、管理更加規范、控制更加有效。系統針對三元實際提供了多級渠道設置，滿足了三元渠道模式的轉變，并將分支機構的資金流、物流以及實時的信息流完全整合起來。

　　第八，業務時間點的有效控制，保證統計數據的實時、準確。在原有業務中，各項業務的交叉進行沒有有效的控制，如銷售對庫存資源的占用、入出庫業務等在庫存盤點時對庫存數據造成的影響，在實施過程中發現許多業務在時間上出現重疊，導致統計信息不準，業務進程需要按時間點進行統一設定，針對業務實際，在對各項業務進行的時間進行分析比較后，確定按每日下午4點至次日4點為統一作業周期，各項業務作業按時間結點進行。例如：在當日作業周期內的所有銷售、配送、庫存業務都記入當日業務中，保證每日按時間點截取的庫存、銷售統計數據準確無誤。

　　總之，這套物流分銷管理軟件不僅幫助企業整合了業務流程，同時也促進了基層營銷公司的作業規范和管理水平的提高。它在不少方面考慮了國內企業的實際情況，國情化較好。這為企業不斷提高管理水平提供了條件。

　　企業信息化實施的基本要素：前提、基礎、關鍵

　　三元物流與分銷系統的成功實施以及取得的成績，來之不易。它包含了方方面面的努力和心血，是多方合作，共同攻關的結晶。總結起來有這么幾點：

　　領導的高度重視和直接參與是項目實施的前提

　　企業信息化工程俗稱“一把手工程”，在項目實施過程中，″一把手″必須在關鍵時刻起到關鍵作用，否則難以保證項目的順利進行。無論是從人員、組織、資金上企業都應積極調配資源，為信息化的進程掃清障礙。企業領導必須經常組織調度協調會議，過問工程進度并指導工作，解決工程中出現的問題。在處理問題的時候需遵循兩個原則：既要保留軟件的先進性、科學性、合理性，又要保證滿足企業個性化的需求。總之，要對信息化建設抱有正確的認識即信息化不是萬能的，不是什么問題都能依靠信息化，在信息化建設的同時也必須對管理進行優化，才能保證信息化建設的成功。

　　基礎數據的整理、管理的規范是項目成功的基礎

　　基礎數據的整理是項目實施的基礎，也是前期實施的關鍵。基礎數據實施中需要實施人員與企業全體職工的共同努力，需要對所有基本信息進行核對。在進行充分調研的基礎上，對所有基礎信息進行分類編碼并需認真核對，以確保數據的準確無誤。在實施過程中，管理制度的規范是實施信息化的前提，三元公司就是在實施過程中逐步規范了公司的管理，堵塞了管理漏洞，使公司管理更加科學化，制度化和規范化。

　　軟件的用戶化修改工作是工程成功的關鍵

　　實施過程中隨著業務與管理制度的規范，企業的管理方式也逐步提高，從而形成了更高的管理與業務需求，軟件根據客戶的進一步需求進行合理的用戶化修改，保證了軟件的成功應用。實施過程中的用戶化修改工作也是管理與軟件的相互作用定額結果，更是企業“個性化”實施的一部分。在實施進程中不斷將業務、管理與系統進行結合，使企業的業務流程、管理制度與系統有機結合起來，保證軟件與管理的相互磨合，最終促進管理水平的螺旋式上升。才能保證實施的質量，最終使信息化建設收到良好效果。