一、案例背景
    本項目為學校電腦采購項目，于2001年8月23日下達采購中心，被列入政府采購范圍。這次聯合集中采購計算機為3120臺，涉及120所學校，分布在浦東新區的各個地方，計算機的配置要求高，尤其是120臺教師機的配置具有本次采購機型為當前最先進配置，具有極高性能價格比的高檔多媒體PC機。 學生用機的數量也具有前所未有的規模。
    二、招標準備
    由于本次招標計算機數量多，所以在確定招標方式上，既考慮120所學校需要計算機的時間上的急迫性，又考慮到采購程序的嚴密性、招標的最大范圍的公開性，最終把招標方式確定為公開招標。8月24日以公開招標的方式在浦東新區政府采購網站發布招標公告，8月25日在解放日報上發布招標公告。
    招標文件編制的具體做法是將計算機分為A、B和C三個包，A包為2000臺學生機，B包為1000臺學生機，C包為120臺教師機，這樣分主要考慮到兩個因素，其一是要求制造供應商供貨時間短，3000臺計算機可能的話由二家供應商提供，縮短制造周期，其二是教師機要求配置高，性能穩定可靠，兼顧到中高檔國內外品牌的投標、中標機會。
    2001年8月27日開始出售標書，共有15家公司購買了招標文件。
    三、招標過程
    2001年9月6日在浦東新區政府采購中心開標，特別邀請浦東新區公證處的二位公證員開標公證，邀請浦東新區政府采購監督小組的二位監督員作為監標人，浦東新區有線電視中心等新聞媒體進行了采訪，評標專家由上海市政府采購中心提供，在評標當天通知新區采購中心，保證了評標專家的保密性和公正性。9月7日評標，邀請上海市資深專家四位和一位使用單位人員組成評標小組，評標小組決定3000臺學生電腦項目授予L公司，120臺教師電腦項目授予T公司。
    四、履約合同
    2001年9月10日與L公司簽訂合同，L公司授權，具體工作由B公司實施。
    2001年9月14日與T公司簽訂合同，T公司授權，具體工作由Q公司實施
    隨后采購中心與使用單位、中標單位、被授權單位召開了協調會議，達成“工作安排備忘錄”。
    2001年9月17日至21日B公司進行用戶情況調查，他們組織人員對120所學校逐一進行實地調查：邀請學校老師參加培訓，調查學校計算機機房情況、電源情況等。
    中標的機器雖然不多，僅僅120臺，但這120臺電腦必須送到遍布浦東新區各個角落的120個小學，搬運到指定樓層的電腦教室，并安裝調試。合同簽訂后，即開始按單生產（生產周期在十天左右）。由于10月1號到七號放國慶長假，緊接下來的APEC會議又有一周長假期，浦東很多路段封路，為了按時履約，我們要求T按緊急情況處理。在這批電腦到達上海的第二天開始，Q公司每天用五輛車，每車隨行三人，以不同路線送到每個學校，三天內把120臺電腦送到位。有時找一學校要走一個多小時。在電腦全部送到位后，Q公司派出六名工程師，用5天時間，到每一個學校進行安裝調試，為學校安裝必備軟件，并請校方親臨驗收與蓋章確認。校方驗收的滿意率達到100%其中非常滿意的用戶達到80%。在開機的過程中，Q為每一個學校留下了名片，記錄下了學校總務老師和電腦老師的聯系電話，以便今后的服務和聯系。
    由于本次招標提供的教師機的配置很高，（CDRW刻錄機，DVD驅動器及128位創新聲卡等）部分學校在使用中遇到了不少問題，Q公司都一一上門解決，個別學校在教師機內安裝了視頻卡，引起資源沖突，Q公司也上門幫助解決問題。從嚴格意義上來說，這些都不是機器本身的問題，并不在他們服務范圍內，但為了新區的教學活動正常開展，為了創出公司的信譽，Q把這一切“份外事”都當自身的工作給予解決，得到了很多學校的好評。
    2001年9月18日至25日B公司組織老師培訓，組織安排120所小學的計算機老師進行電腦（學生機）的培訓（電腦基本知識、使用及維護），共有86所學校參加。
    在學校具備安裝條件的情況下，截至到10月13日總共完成98所學校的安裝調試。
    因部分學校的客觀因素，其余的22所學校無法及時完成驗收。
    為保證該項目的順利實施他們做好了大量的工作。（事前準備、調查，事中協調、聯系用戶等）全心全意地為使用單位服務，最大范圍內滿足學校提出的要求。但由于部分學校的客觀原因，也導致部分工作的重復，浪費人力、物力及時間，增加了成本。
    五、后記
    定標與簽訂合同之后，采購中心的工作并未完成，監督履約和項目的驗收及付款等是政府采購工作的重要環節。項目的執行責任人必須保持與供應商、買方、出資方保持經常的聯系，了解履約中出現的問題，及時進行協調，這方面的工作今后有待加強。
    本次招標項目節約資金364.8萬元，節約率達21.9%。效果比較明顯。
    使用單位在提供教師機配置時，強調了計算機的主板要求，供應商在供貨時間有限的情況下，針對用戶提出的配置進行性能匹配測試，結果是主板與CPU、硬盤不匹配，最后經技監部門確認，使用了同檔次的，供應商成熟的機型。因此，使用單位要考慮計算機配置的合理性，避免浪費時間和資源。
    對于公開招標的項目，其中要做到公正、公平的一個重要環節是評標小組的組成，使用單位往往作為評標小組的組成人員之一，在評標時，專家評委有時首先傾聽他們的意見，使用單位有可能提出一些片面的帶有某些導向性的意見，如何避免類似的問題有待思考。
    為了確保大批量計算機的供貨質量，我們在簽訂供貨合同的時候，特定增加了一條，就是在計算機送到學校后，抽查一定數量機器到技監部門作性能和防輻射檢測，合格后使用。供應商在制造計算機時，勢必加強對產品質量的控制，使用戶感到政府采購放心滿意。