退貨管理不管采取何種形式，其前提都是盡可能避免退貨。退貨管理的作用是顯而易見的。通過良好的退貨政策，公司可以對退貨成本和客戶服務水平進行平衡，減少退貨數量降低經營管理費用。
作為一個經營性企業不可能完全防止經銷商或消費者退回他們所購買的產品，企業在對產品和經營方針進行設計之初就必須考慮到退貨最小化的需要。預防的措施可以包括對產品質檢，與零售商、經銷商簽訂退貨協議，以及增值的客戶服務（如客戶可以撥打免費電話或通過RAM流程申請維修、退換貨）。企業制定一個好的退貨政策一般會包含幾方面的內容：退貨價格、退貨比率、退貨合同協議、退貨系統。
退貨價格：退貨有全額和部分退貨之分。全額退貨對經銷商或零售商的退貨是按照原先的批發價或者說約定的合同價格進行全額退款，而部分退貨則是按照批發價的一定比例進行退貨。部分退貨政策使經銷商或零售商的退貨也具有了一定的成本。部分退貨會產生退貨損失，降低經銷商、零售商經營盈利水平，促使他們提高其風險意識，努力加大銷售力度以減少退貨，從而也降低了企業、生產廠家退貨政策的成本或經營成本。部分退貨一般會以距離銷售時間、銷售淡旺季期間不同或者距離產品有效期到期時間的長短作出區分，通過對退貨價格的調整，可以使生產銷售企業與經銷商、零售商的總體利益達到最優或更加合作更加和諧。
退貨比率：作為生產、銷售企業可以采取零退貨的策略也可以采取一定比率退貨政策。零退貨除了少數企業使用外，應用場合比較少，即便是有高額利潤誘惑，但仍會引起經銷商的不滿。多數企業會給經銷商一個合適的退貨比例，并予以退貨處理必要的指導。但對于這個比例，某種程度上也會刺激部分退貨的增加，在部分比例沒達到情況下有時可能被濫用。為了減少退貨，部分企業會采取比較嚴格的退貨政策，但如果同行業都執行相對寬松的退貨政策，那執行起來就會有困難，或者需要向經銷商給出其他的優惠，比如更高的折扣或返點作為交換條件。生產、銷售企業和他們的經銷商門需要一起重新考慮退貨政策的合理性以平衡由此產生的成本和收益，為共同的目標即增加銷售、提高利潤率而努力。合理的退貨政策有利于平衡成本、提高客戶服務水平、加強企業競爭優勢。
退貨合同協議：退貨條款一般會包括在銷售合同中，或者作為合同補充協議加以說明。退貨過程中的權責歸屬不明確是運作中常見的問題，主要是由于合同管理的缺失引起的，合同涉及到生產銷售企業、經銷商、零售商，甚至第三方物流服務供應商等多方，任何一方對退貨責任理解不一樣，都可能導致退貨的增加。例如：一家為連鎖集團提供服務的第三方，由于生產銷售企業和零售商質檢對退貨責任理解不一樣，導致產品大量堆積在倉庫而引起倉庫營運困難。同時大量價值龐大的退貨因為沒人處理而只能原地等待，直到過期或徹底破壞，部分殘損的貨品還可能影響庫區內環境衛生和倉庫管理。退貨在部分合同簽訂過程中常常被一筆帶過，甚至是以一種口頭承諾存在。但是作為加快企業資金周轉，從分挖掘剩余價值的方式，以及合理限制客戶退貨比例的手段，詳細而明確的條款必須在合同過程中加以體現，才能有效避免日后糾紛的產生。
退貨系統：各行業性質不同，退貨流程復雜程度也會有所不同。以食品行業為例一般流程是：1、經銷商提出退貨2、企業銷售區域提請申請退貨報告3、客戶服務部門按照退貨政策進行退貨申請檢查，如是否在退貨比率限制內4、質量部門安排檢測給出退貨意見5、物流根據各部門意見安排相關的物流操作6、財務退貨結算。在退貨流程中有三方面內容需重點要關注，這三方面內容將直接關系到退貨處理時間的效率以及處理的效果。1、檢驗控制。在檢驗退貨時，物流部門有關人員需要負責把關、根據企業退貨政策，仔細核對退貨單上著名的退貨原因、申請退貨數量是否與實際相符，以確定退貨的必要性，降低無謂的損失。企業應賦予相關人員一定的權力，并提供資源支持以保證一旦產生檢驗結果，相關程序可以得到有效執行與追蹤。另外作為企業的管理者應該予以退貨足夠的認識，退貨檢驗是一項常規工作應常抓不懈。尤其對于消費品的生產，因其產品線擴展和新品種開發速度比較快，管理者須及時將產品更新信息傳遞給退貨檢驗人員，并定期對他們進行質量管理、退貨政策等相關培訓，激勵他們積極主動發現新問題，減少企業資源的“隱性流失”。2、信息系統。退貨過程種可能遇到的以外狀況遠多于正向銷售物流活動中出現的頻率，因此系統應該有足夠的彈性，以方便將來的升級更新以及應付意外狀況。3、退貨再分配。退貨再分配主要目的還是在于提高退貨產品剩余價值的使用。主要的退貨再分配形式有：如果只是外包裝破損，更換外包裝重新進入銷售領域；如果產品外觀出現輕微擦傷破損但不影響產品，打折重新進入銷售領域；如果產品需要維修，維修后打折進入特定銷售領域；如果出現嚴重損壞，如機電產品可能考慮拆卸部分能使用的零部件，而象食品一類產品則只能安排銷殘；食品一類退貨，如果無破損，只是快到期，或者說在允許的退貨期限產生的退貨產品，還會采取捆綁促銷或促銷贈品的形式加以解決。部分企業在處理這類產品時，如果不超過退貨數量比率限制，甚至會將該部分貨品直接留在經銷商那里，產品直接轉換成促銷品形式以減少更多的逆向物流費用。當然在這過程中，需要有銷售人員對產品狀態進行確認并按照正常的退貨流程進行申請。在逆向物流方面，為降低相關成本，部分企業也會外包給第三方物流企業，通過他們的網絡對產品進行回收，并做必要處理，如當地有倉庫則更換包裝會在當地加以完成；還有一旦確認產品銷殘，也可以集中由第三方倉庫進行銷殘，避免部分退貨產品因逆向物流困難原因留在經銷商手中而又被重復利用。