從工程實例出發,剖析了項目建設采購物流管理的特點,著重闡述了項目采購物流管理的關鍵點及其控制方法,對類似的工作有一定的指導作用。采購是企業經濟活動的重要組成部分,建設項目采購是新建企業或改擴建企業項目建設中的一項關鍵性工作,它銜接設計與施工,承擔著將設計文件中抽象實物直接轉化為工程建設具體實物的重任。

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建設項目采購,對供應商和顧客而言存在著2個轉移,一個是商品所有權的轉移———商流過程,另一個是物資實體的轉移———物流過程。商流過程主要通過供需雙方商品交易、等價交換來實現,它包括合同商談簽訂、有價證券支付承兌、所有權憑證交付等環節;物流過程則主要通過包裝、運輸、裝卸、儲存等手段,來實現物資空間和時間位置的移轉,它包括供應商負責的物流和項目(承包或管理)部承擔的物流。本文擬從工程實踐著手,剖析工程建設項目采購物流管理的特點,闡述項目部做好采購物流管理工作關鍵點控制的個人認識

    1　項目采購物流管理的特點項目采購雖然在采買、催交、運輸、儲存四大過程中,與企業生產性物資采購有許多共性。

    但由于項目采購的開展是建立在工程建設要求基礎之上,項目建設在同一空間位置的重復幾乎為零,同一生產流程工藝上,設備、設施的簡單重復也幾乎為零,這種種差異使得項目采購與企業生產性采購比較,具有如下特點:

    1•1　多數設施體積大、噸位重項目建設一般都是企業生產的基礎性建設,無論是原材料生產企業還是民用設施的加工企業,其建設階段所購設施的個體,相對其生產經營期間的流程性物資而言,在噸位和外形尺寸方面,都是成倍乃至數十倍的關系,這些體重龐大的設施,給物資的包裝、運輸、儲存帶來了許多困難,加大了物流過程中的風險系數。

    1•2　所購物資種類多、數量少、庫存時間較長企業步入正常經營后,生產流程所需物資的品種是相對穩定的,其用量能通過消耗量做出準確統計。確定的物資品種與用量,使企業能精確地做出采購計劃,基礎數據的完善、準確,保證了企業實現庫存控制、定量采購、定期采購、準時化(JIT)采購、最大限度地減少庫存、降低資金占用成為可能。而建設項目采購的請購,一般均來自設計人員或設計文件,除水泥、鋼筋外,其它需購物資品種多、數量少,多數設施以單件、小批量為主。建設過程中的不確定因素,還有可能導致需購物資的增減和采購計劃的不斷變更。為適應這種變化,采購中不得不搭建較大場地的臨時性倉庫來緩解矛盾,以庫存來調劑,即便如此,個別設施還有可能存放在庫外場所。

    1•3　不能有效利用已形成的專業化采購網絡有序的作業,使得企業有條件通過生產過程,培養勝任的專業化采購隊伍,也使得企業可以通過較長時間考察,選定品質、價格、服務最適中的供應商,從而建立起自己完善的采購網絡。而項目建設周期的限制,項目采購部為臨時性組織機構,它不可能有過多的時間和更多的機會來考察供應商;采購物資的不特定性,又使得項目采購在多數情況下,無法有效重復利用已有資源;市場的瞬時變化,有可能導致供應商產品的變化,供應商自身結構的變化。一個項目的合格供應商可能在另一個項目中,會屬于不合格供應商;一個項目形成的采購網絡,在另一個項目中大部分可能被棄而不用,于是針對一個新項目,采購部不得不重新考察、評估供應商,重新建立自己獨有的采購網絡,而項目建成之日也就是其供應網絡關閉之時。

    1•4　物流環節多而散經過不太長的時間,大多數有序生產企業的采購都能夠使自己的物流過程相對穩定,即供應商穩定、需購物資穩定、運輸方式穩定、交接過程穩定,這多個穩定可使得復雜的采購物流過程轉化為一種由供應商直接到業主的標準化操作。而項目的流動性、產品的非重復性、物資的多樣性,使得項目采購的交接過程點多、線長、面廣、松散而無序,每一臺設備都有可能存在供應商———第一承運人———中轉運輸———業主(或施工商)的新交接過程中,物流環節的簡化難以形成。

    2　項目采購物流關鍵點控制基于項目采購的以上特性,筆者以為,要做好項目采購物流管理工作,應重點控制以下4個方面的工作。

    2•1　合同術語的正確理解與應用合同是項目采購的核心,也是項目采購物流管理的基礎。無論是合同的技術參數還是商務術語,其準確表述對合同的正確執行有至關重要的作用。在項目合同中,牽涉到物流管理的商務條款主要有包裝、運輸與交貨等術語。

    2•1•1　包裝條款涉外項目的采購合同,對包裝材料、方式等要求,一般都會在通用技術條件中詳細列明。基于這些要求,供應商一般都會嚴格把關,不易出現差錯。而對于國內工程,合同包裝條款一般不甚嚴謹,不少采購工程師很容易輕信供應商業務員的表述,于是這些合同關于包裝最常見用語為“按廠家標準(或慣例)包裝供貨”;殊不知有些供應商本身就沒有包裝標準,其所謂的慣例就是設備裸裝在幾根粗糙木方拼湊而成的簡陋骨架內,有的供應商貪圖小利,慣例就是不包裝。這種條件下的到貨產品,外表面油漆刮落司空見慣,零部件的損傷也不足為奇。在廣西×工程承包建設項目采購中,我們就因為對包裝條款沒有嚴格規定,到貨的30 m濃縮機橋架經鐵路吊裝后嚴重扭曲變形,最后只能在現場重新制作,既耽擱了時間,又多花費了資金,還無法找供應商索賠。工程經驗告誡我們,應當根據各種設備材料的特性,在合同中明確規定其包裝標準;對于裸運框架結構件,還需明確規定應加設的安全運輸支撐性構件;對經廠內組裝的設備,應要求供應商明示定位標記;無論何種方式,外包裝上都必須有明顯的吊裝標識。

    2•1•2　運輸與交貨條款關于設備材料的運輸方式,國內工程通常為2種,即鐵路運輸和公路運輸。項目部一般會綜合考慮工程進度、設備材料噸位、尺寸及價格等因素,提出貨物運輸概括性要求。但在實踐中,采購工程師往往容易忽視運輸與交貨匯集在一起時隱含的風險責任問題。國內工程建設采購合同常見的運輸交貨條款表述有:需方自行提貨、需方工地現場交貨、某車站交貨、代辦托運。這4種常見的表述運輸、保險費用及交貨過程風險的承擔責任相差甚遠,其差異具體體現為:需方自行提貨,相當于國際貿易術語中的EXW (工廠交貨)。其具體操作為接到供應商通知后,需方及時自行安排承運人到供應商倉庫內提貨,供應商將所供貨物裝上承運人車輛后即完成交貨任務。

    供應商僅承擔廠內裝貨的費用,毀損滅失的風險,從貨物裝上承運人車輛時起,由供應商轉移到需方;如果經供應商合理催促,需方仍怠于提貨,供應商可以向有關部門提存;從提存之日起,貨物風險及所發生的提存費用由需方承擔。在這種交貨條件下,供應商的相對責任最輕,而需方的相對責任最重。需方工地現場交貨,相當于國際貨物貿易術語中的DDP (指定目的地)。其具體操作為供應商自行安排承運人將貨物運輸到合同指定工地并交付給需方收貨人。供應商承擔貨物從制造廠到工地的全部費用，風險從貨物離開承運人車輛外緣(相當于船舷)時起由供應商轉移到需方;承運車輛運抵工地后,需方應及時組織卸貨,無正當理由不及時卸貨,滯留車輛所造成的損失由需方承擔。這種交貨條件,供應商的相對責任最重,而需方的相對責任最輕。某車站交貨,相當于國際貨物貿易術語中的CIP (目的港)。其具體操作為供應商自行辦理運輸手續,將貨物運到需方指定的收貨站,并承擔運輸和保險費用;收貨站的接貨費用由需方承擔;鐵路運輸過程中發生的事故由供應商負責向鐵路索賠,風險自貨物越過車皮外緣(相當于船舷)時起由供應商轉移到需方。

    這種交貨條件下,需方承擔收貨站到工地之間的貨物責任。代辦托運,相當于國際貨物貿易術語中的FCA,其完整的意思為需方委托供應商辦理貨物的運輸手續。在這種交貨條件下,供應商只需將貨物交付給第一承運人(也可能需方指定,也可能需方沒有指定)即完成交貨任務;供應商承擔工廠至第一承運人接貨處的運輸和保險費用,需方承擔貨物移交給第一承運人后的費用;風險自貨物移交給第一承運人時起由供應商轉移到需方;但在非需方指定的情況下,供應商需對第一承運人的挑選承擔責任。從以上分析可知,盡管上述運輸交貨條款本身的字數不多,但其內涵卻是相當豐富,風險責任承擔也各不相同。因此在實際工作中,采購工程師同樣應當認真斟酌運輸交貨條款,力求使合同的風險最小、使合同的履行最有利于自身工作。

    2•2　中轉運輸的精心組織中轉運輸指采購部從供應商或承運人處接收貨物后,自行將貨物運送到項目倉庫或工地的過程,是項目采購部直接負責的物流管理過程;從接收貨物之時起,到貨物交付安裝使用時止,項目采購物流控制風險責任最大之處,莫過于貨物流動的中轉運輸環節。中轉運輸主要有2種形式,一種是項目采購部就近委托專業公司承擔運輸工作,它適應于大宗貨物的運輸;另一種是自行承擔運輸工作,適用于單件小批量貨物的運輸。但無論哪種形式,如何精心組織中轉運輸,是采購部物流管理的一項繁重而具體的工作。數個工程中轉運輸成功與失敗的經歷表明,準確、及時踏勘線路是中轉運輸的關鍵性控制點,它包括2個方面的工作:

    2•2•1　項目初期準確踏勘運輸線路項目初期,采購部應委派具有運輸經驗的人員,認真踏勘運輸線路;在踏勘的基礎上,綜合需動物資特性(重量、最大外形尺寸)和氣候變化等因素,正確選擇1~2條運輸線路,并準確地繪制中轉運輸線路圖(包含運輸途中的路面寬度、路況、最小轉彎半徑、最大坡度、超高與超重限制、高低壓線路位置及拋物線最低點等),以作為運輸選擇車輛的重要依據。踏勘線路,項目采購部可充分利用業主或當地交通部門提供的有關圖紙資料,但切忌不可輕信這些書面資料,尤其是不能輕信經常在該運輸線路上行走來往,對線路顛簸狀態司空見慣、習以為常、不足為奇人員的言辭描述,這些描述有可能給項目采購部傳遞一種道路狀況的錯誤信息,從而給后續的中轉運輸工作留下許多隱患,帶來許多困難。在陜西×外資礦山工程中,我們就是由于輕信了顧客代表輕描淡寫的介紹而沒有事先踏勘線路,對進山公路停留在一種錯誤的概念基礎之上,導致中轉工作量劇增,致使項目采購部后階段不得不采用其它方式來解決這個遺留問題,既增加了費用,又沒有工作效果。

    2•2•2　項目建設中及時踏勘線路中轉運輸是一項具有一定周期性的工作,伴隨著外界氣候變化和來往車輛運動,所選定運輸線路的道路特性會有一定變化,特別是霉雨或山區暴雨季節,運輸線路變化尤為頻繁;因此,項目采購部一般應每月復核一次運輸線路狀況,及時變更、修訂線路形態;當運輸噸位重、尺寸大的設備時,還應提前一日認真復核線路,消除運輸途中可能產生的各種隱患,防止運輸過程中的意外發生。在廣西×某工程建設中,中轉運輸超高電氣屏柜時,我們因為沒有認真復核途中必經高壓線最低點尺寸,導致發生了一位工人被高壓電擊傷的事故,此慘痛經歷至今仍難以忘懷。

    2•3　項目物資倉庫的設立策劃項目的流動性,使得每個項目部都不得不在項目工地附近建立項目物資倉庫,物資倉庫的大小取決于儲存物資量的多少。經歷數個工程的實踐,筆者認為項目倉庫的設立和規劃,除按常規滿足倉儲量、三防(防水、防潮、防火)設施、收發料便利、必要的搬運工具等條件外,還應兼顧項目建設特點突出考慮如下因素:

    2•3•1　倉庫建立應方便大型車輛出入項目建設中,超長、超重車輛相對較多(大、中型工業項目尤為明顯),出現這種現象除貨物自身緣故外,承運者的利益通常是超長、超重車輛增多的主要原因,項目部在設立倉庫時,必須兼顧這種市場經濟條件下的人為變化;因此,項目倉庫設立時,一般應緊鄰國家等級公路,便于大、重型車輛的出入,且進入倉庫的道路應進行必要的平整修理。那些試圖將項目倉庫直接設立在遠離國家等級公路的工地內的做法,對采購物流管理而言,往往只能獲得欲速而不達的效果。

    2•3•2　倉庫公用面積要大于儲存面積項目建設中,大、重設備在某段時間區域內,蜂擁而至的現象比較普遍,這些設備儲存通常是短暫地占用庫內的某些公用區域,并不進入某固定儲存位置。可以這樣說,庫內物流管理最繁重、最操心的工作主要是大、重設備的裝卸、倒運或組裝,而裝卸、倒運或組裝這些設施的空間遠大于它們的儲存空間;為便于這些設施的倒運、儲存或組裝,項目倉庫設立時,其公用面積應大于規劃的儲存面積;對中小型工業項目,倉庫公用面積與儲存面積的比值建議為1•2~1•5倍,對大型以上工業項目,其比值建議為2~2•5倍。

    2•3•3　必要的防盜設施項目倉庫最典型的特征是大(占用面積大)、簡(倉庫房屋大部分是簡陋的大臨設施)、露(絕大部分設施均是露天堆放)。從節省開支的角度出發,項目部通常都將倉庫圍墻砌筑得較低(筆者見過的10個項目倉庫圍墻,普遍都只有2 m高),且圍墻上幾乎很少有附設的防盜設施。隨著項目時間的延續,尤其是在工程收尾階段,這些倉庫往往都成為盜賊們經常光顧的場所,從廢舊的鋼材、零星電纜到鋼結構件、小型電器甚至整臺電機等,都是他們青睞的變現物資。筆者經歷的廣西×承包工程收尾階段中,盜賊們最猖獗時,一周可以光顧4個夜晚,防盜成為了項目部這段時間最重要的工作之一。筆者認為在建設項目倉庫時,對防盜設施的設立應提高標準;項目倉庫圍墻相對高度應大于2•5 m,相對偏僻的圍墻上,應架設必要的防盜鐵絲網,其余圍墻上均應敷設防盜玻璃片;在工程建設后期,項目部應增設人員加強倉庫防盜工作,實行24小時值班制度,確保倉庫物資的安全。

    2•4　始終嚴格倉儲物資的收發控制程序所謂始終嚴格控制,主要指出入庫物資明顯增多的建設高峰時期,也應一絲不茍地執行收發程序。實踐中,在建設高峰期搶進度而破制度的現象頻繁發生,此時制度成了束之高閣的一紙空文,賬物相對、賬單相對已經不是倉庫管理人員的管理方法,而可能最后成為倉庫管理人員平賬的手段。這種狀態下物流管理混亂局面在所難免,而責任由誰承擔卻難以認定。基于工程的教訓,筆者以為要做到始終嚴格收發控制程序,應確認、限制以下2個權利:嚴格限制緊急放行的審批權限緊急放行包括待檢物資的放行和由于時間緊迫來不及辦理審批手續的放行。但無論那種緊急放行,項目部都應當明確放行批準責任人,責任人有權在手續不全的情況下,書面通知緊急放行個別和少量急用貨物;通常這個責任人為項目施工經理或現場負責人,且緊急放行權非經項目經理授權不得移交他人。

    2•4•2　確認倉庫主管拒絕非正常放行的權利倉庫主管能否具有拒絕非正常放行的權利,對保障倉庫的物流管理至關重要。項目部在明確倉庫主管責任的同時,應同時賦予其拒絕非正常放行的“把關權”,允許倉庫主管對非正常放行的拒絕行為不承擔行政責任。且這個“把關權”可以隨工作的短暫移交而及時發生轉移。沒有緊急放行批準權,可能會激化倉儲物流管理與工程進度的矛盾,嚴重時會造成停工待料的事故。沒有倉庫主管拒絕非正常放行權,則必將導致倉儲管理的雜亂無序。唯有二者統一結合,方能既滿足工程進度,又保障倉儲管理收發控制始終在良性操作的軌道上運行。

    總之,項目采購物流管理工作是一項點多、線長、面廣、經手人員多、腦力兼體力勞動的綜合性流程作業,要完成好這項任務,既需要參與其過程的所有人員共同盡職盡責地合作,更需要項目管理人員在其中的每一環節上下功夫、花氣力,容不得半點差錯與失誤,任何的疏忽都有可能產生難以彌補的損失,任何的投機取巧都有可能鑄成不可估量的大錯,唯有自始至終的精心努力,方能取得良好成效。