說起南通化工輕工股份有限公司(以下簡稱南通化輕),有一項紀錄在國內至今無人能“破”,那就是連續40年企業履約率100%。170人,一年銷售額達18.5億元,而所有的往來合同、銀行貸款、應繳稅款及應收、應付等無一例外按約完成。南通化輕究竟是如何做到的呢? '
南通化輕是一家集貿易、倉儲、物流于一體的大型化工企業。由于化工產品品種多、變化快,而這些產品中還有相當一部分屬于液體原料,這些產品在運輸、存儲的過程中,存在著一定的途耗、庫耗,如果不能加以有效管理,企業經營的成本也難得到有效的控制。因此,必須在管理的精細化上下功夫。為此,南通化輕公司成立物流管理中心,提出了三“流”分離的新型管理模式,即資金流、物流、商流分軌運行。而采用三“流”分離的模式,主要是為了對企業經營活動中的各個環節進行控制,對各部門的經營活動形成有力的監督、監察機制,從而實現企業管理的精細化。
一、財務改造打下基礎
精細化管理為南通化輕的發展奠定了基礎。1997年,南通化輕的銷售額突破了5億元。然而,隨著業務的增長,傳統的手工操作模式漸漸暴露出效率低下的弊端,各部門的工作越來越忙,業務處理的過程也越來越長。尤其是財務部,每天要進行近千張單據的制作及其他業務處理。與此同時,各種數據、報表的及時性和準確性也很低。不僅如此,各種數據的查詢、統計也越來越困難。
南通化輕的領導們意識到,企業要想適應快速增長的需求,僅有精細化的管理是遠遠不夠的,還須建立一套快捷、準確的管理信息系統。
2001年,公司引進了用友的財務系統。在南通化輕的財務管理中,其中最重要的就是往來賬的管理。由于公司采用了內部銀行制度——對外統一賬戶,對內各部門獨立核算,因此,各種往來賬目要多于一般的企業,這無形中增加了財務部門的工作量。以往在手工狀態下,很難及時地完成數據的統計,查詢起來也很麻煩。
用友財務系統運行后,往來賬全部實現了微機管理,業務的處理能力得到了提升。不僅如此,由于采用微機管理,各種資金往來都能通過電腦及時反映出來,從而也為財務部及時發現風險資金提供了依據。
用友財務系統的應用不僅解決了南通化輕財務部的關鍵業務,同時也使管理變得更加規范、高效。另外,系統還有了預警、監控功能,很多以往只能事后發現的問題,如今在業務發生前就可以得到有效控制,實現了企業管理的事前控制、事中監控和事后分析。
二、業務漏洞頻繁出現
2002年,南通化輕將信息化推向了業務系統。在南通化輕,業務管理的核心就是訂單管理和價格管理。調單管理是訂單管理中最重要、也是最可能出問題的一個環節。
以往由于調單都是采用手工方式進行管理,一張調單開出后,貨物是否領走,何時領走的,很難及時知道。由于化工產品的價格波動比較頻繁,會出現如下現象:客戶在下單后發現降價了,于是要求退貨;如果漲價了,就把貨領走。這就給企業的經營造成了不小的影響。另外,調單一旦開出,客戶什么時候取貨都行,而財務部要想核實一筆貨是否已經取走,手工翻閱歷史數據需要相當長的時間,這也容易造成一張調單多次領貨的漏洞。
價格管理也是業務管理中的一個重要部分。以前,南通化輕與安徽一家軟件商共同開發了一套業務系統。但當系統運行一段時間后發現,由于南通化輕的業務結構太過復雜,系統很難完全覆蓋所有業務。此外,系統本身的穩定性也存在一定的問題。
三、運作流程重組收效
由于南通化輕的業務是批發零售兼營,有時候一個訂單很大,一次訂購的貨物需要分幾次運走,這就使得調單的管理變得尤為重要。例如:有時一批貨需要分幾批走,有時幾批貨一次走。因此,物流單據有時是“一對多”,有時是“多對一”。
由于南通化輕的銷售是“先款后貨”,所以確認客戶的資金是否到賬是一個重要的環節。以前,在手工狀態下曾出現過客戶到了一批款,卻訂了兩批貨的現象。由于當時缺乏監控手段,往往是事后才能發現。此外,產品的批次管理、移庫過程中的庫損管理等等諸如此類的細節性問題還有很多。如果不能有效地解決這些問題,業務信息化就很難真正實現。
為此,項目組在對原系統進行重新梳理的基礎上,利用用友軟件業務流程自定義功能對業務流程進行了設置。同時,在充分理解企業業務流程管理控制要求后,進行了適當的軟件二次開發,如價格開鎖(低于最低售價銷售的審批流程)、存貨最新現存量及最新成本查詢、發貨單關閉、沖抵實物入庫等。
目前,南通化輕內部已基本實現了財務系統與業務系統的對接,業務運作的效率提高了,而且業務操作的規范性也增強了。如今,無論是財務數據,還是業務信息的查詢和統計,其時效性和準確度都有了改觀。ERP系統運行后,業務流程更加透明,公司對業務的管理從事后反映變成了事前控制。業務審批的每一步都通過計算機進行操作,一旦出現問題,可馬上解決。