“物資采購陽光工程”案例分析
2007-3-12 14:48:00 來源:物流天下 編輯:56885 關注度:摘要:... ...
北京京能熱電股份有限公司是北京國際電力投資公司控股的熱電聯產的大中型企業,利用現代物流管理理論結合目前國內物流企業的實際情況,開發了一套基于物資計劃、采購、倉儲以及物資領用全過程的信息管理系統,并結合電子商務平臺將采購環節實現電子化,命名為“物資采購陽光工程”。
第三利潤源泉
對于京能熱電這樣的上市公司,物資采購在企業經營管理的重要性已今非昔比。物資管理是公司不可缺少的一環,對公司的生產經營活動有著直接影響,其管理水平的高低直接影響著公司的綜合管理效益。高水平的物資管理是公司除“降低人工和材料消耗”和“擴大產品銷售”以外的第三利潤源泉。物流和資金流緊密相關,直接關系著公司的生產經營成本。
物資采購項目的指導思想是:充分發揮好物資采購網的作用,把住物資計劃關,把住物資價格關,把住物資進口質量關,把住物資采購員合理、正確選擇廠家關,并使整個物資采購全過程“公開、公正、公平、透明”,特別是透明這一點,使物資采購全過程都在公司領導、紀委和全體員工的監督之下,杜絕暗箱操作,放在陽光之下,這就是陽光工程。
業務先行
北京京能熱電股份有限公司物資采購陽光工程的建設包括兩大內容。
首先是業務流程重組咨詢和再造。通過調研和分析公司整個物資管理體系,公司管理高層明確要求在整體設計上必須體現先進的管理思想,必須與公司的戰略規劃相融合。配合公司深化改革,對于一些不適應的流程、崗位等要做革命性調整,要做成行業一流的物資管理平臺。按照這個思想,結合公司的全員競聘上崗先后對人員進行了大幅度調整,對崗位進行了精簡,物資采購人員由原來的9人減少至4人,對月度物資資金計劃的管理、計劃編制和計劃審批、采購、出入庫等等有關制度進行了增補和完善。
項目主要內容
1. 建設互聯網上的物資采購網站
在國家信息產業部、國家電力公司、北京市時林有限公司、北京長城寬帶公司、北京萬方數據中心、北京國際開發投資公司的大力支持下建立了北京京能熱電股份有限公司的“中國企業采購網站”。中國企業采購網涵蓋了采購、銷售工作的全過程,這包括申請、采購、議價、競價、計價信息發布、信息瀏覽、定單、采購單等等。支持所有類別的采購、銷售(生產的、非生產的、服務以及行政管理),這在行業中是走在前列的。
2. 構建物資采購平臺
完成了需求計劃及審批、計劃采購和互聯網網上交易、供應廠商互聯網網上報價交易、倉儲管理、財務結賬、物資二次分發(勞保、工具)、物資統計分析、系統維護管理、舊物資退庫及使用管理9大子系統64個功能模塊。
3. 進行物資管理流程優化、整合
按照新平臺的管理理念,對原有物資管理流程進行了優化,同時整合了與物資管理相關聯的其他業務流程。配合公司深化改革,對于一些不適應的流程、崗位等要做革命性調整,要做成行業一流的物資管理平臺。按照這個思想,結合公司的全員競聘上崗先后對人員進行了大幅度調整,對崗位進行了精簡。
4. 規范管理過程,完善有關規章制度
對月度物資資金計劃的管理、計劃編制和計劃審批、采購、出入庫等等有關制度進行了增補和完善。
項目成效
該項目實施后效果顯著,理順了公司物資采購體制,建立了公司物資采購內外閉式循環的管理體系,2003年節約費用900萬元。自2002年4月至2004年4月,共產生需求計劃33441項,生成計劃單5516張,實際采購單5034份,采購筆數17486,領料單數22986張,采購網上交易額突破1億元。網上注冊供應商會員349家。通過該系統的運行取得了以下效果:
1. 優化企業運作流程,建立與企業內部運營系統的無縫連接。
2. 提高了采購人員的工作效率,結合公司深化改革,精簡了采購人員,實現物資管理工作的標準化、規范化、自動化。
3. 實現了物資管理日常業務,包括計劃管理、合同管理、采購管理、倉儲管理、財務管理的計算機化,還能科學地評估供貨商的資信狀況,優化供應商的結構。
4. 改變了傳統的采購、訂貨方式,提高了物資采購效率,縮短交貨周期,增加送貨頻率,增強對市場的應變能力。
加強物資的使用管理,通過對物資的計劃、采購、發放與使用的全過程進行管理,防止物資的浪費。
陽光工程的“閃光點”
● 以客戶為中心的設計原則,符合電力企業特點
信息系統應用的成敗,關鍵因素不是采用技術水平的先進性,而在于實際工作中用戶是否真正使用,是否無縫地集成到用戶的業務中。最終使用者是否感覺方便、易用,往往直接影響到系統的運行效果。物資管理系統針對電力企業物資管理的特點,面向不同層次的用戶進行設計,確保系統的可用性。
● 采用信息集成技術,實現與其他系統的有機集成
物資管理系統是企業計算機管理系統的重要組成部分,與其他相關系統,如財務系統實現有機的信息集成,對實現全廠信息的一致性、有效性起著至關重要的作用。物資管理系統針對電力企業應用的財務軟件進行分析,提出了基于信息集成的物資-財務集成方案。
● 采用工作流技術,實現系統內業務流程的自動化,有利于系統業務重組
物資管理系統包括了大量的業務流程處理,如計劃審批、合同跟蹤、倉儲管理等,這些業務流程是針對企業目前的組織機構和工作方式設定的,隨著企業管理的變革,業務流程有可能發生變化,為提高軟件對業務流程變化的適應性,物資管理系統引入了工作流技術,實現工作流程的可重組,大大提高了系統的適應性。
● 采用數據倉庫技術,實現物資管理的輔助決策
物資管理系統的高級應用是通過對歷史數據的分析,提高系統的管理水平,保證決策的科學性。物資管理系統采用數據倉庫技術,將物資管理數據進行多維處理,為輔助決策提供依據。
● 強調實施,以系統融入管理業務為最終目標
物資管理系統的最終目標不是軟件平臺的建設,而是系統真正得到應用,并在不同的層次發揮作用。因此,實施過程至關重要。針對實施過程的復雜性,提出了實施過程的組織模型和過程模型,為系統成功運行提供保障。
● 采用構件技術構造系統,系統易于維護與升級
物資管理系統采用構件技術進行設計,采用B/S與C/S結合的方式進行設計,系統易于維護與升級。