第一部分 背景分析 

　　當前，管理信息化在國際上已經得到了非常普遍的應用，已經成為企業保持核心競爭力的重要手段之一。外貿行業又是我們國家主要經濟支柱產業，也是國家對外的一道經濟窗口，它所直接面對的必然是國際大市場和國際同行的競爭。隨著信息產業技術的發展，信息管理系統在外貿企業也和在其他企業一樣得到了廣泛的應用和發展。同時互聯網技術的成熟以及電子商務的興起，為我國外貿領域的應用和發展開辟了廣闊的前景。 

　　第二部分 外貿行業管理所面臨的難題 

　　由于目前國內的外貿企業信息化建設水平參差不齊，信息化程度高低不均，經常會面臨種種管理難題: 

　　1. 外貿財務核算具有多幣制、核算復雜等多種特點，因而能夠滿足一般行業核算要求的財務軟件很難滿足外貿企業的需求; 

　　2. 由于外貿行業參與國際貿易的單位繁多，同時貿易涉及到多個國家，政策的變化會導致業務的不確定性; 

　　3. 在傳統的商貿過程中，頻繁多變的報價計算及大量單證，發票作業給業務人員加大了工作量。 

　　4. 在傳統手工進行庫存業務處理狀態下必然會導致出口業務與生產備貨環節脫節，容易造成發貨延誤或庫存積 壓; 

　　5. 由于外貿企業業務員高度集權制，使得領導很難進行業務監控;而企業決策層及財務人員對最為關心的客戶資信，商品貢獻等很難得到正確評估，增大了公司的貿易風險。進出口業務部門與財務之間信息溝通不暢，容易造成財務部門對企業的資金流向和流量的失控，無法起到對企業運作協調和指導作用。管理審批工作也無法根據業務需求多層多級設置，容易造成企業運轉監控不嚴; 對于相關管理機構的數據有很大部分來源于其管轄的外貿企業。而目前企業應用軟件與管理部門應用軟件一般又無直接接口。另外由于體制等多種因素，往往這些相關部門對外貿企業具有一定的約束力。 

　　第三部分 南北外貿行業解決方案 

　　1、設計思想 

　　-> 南北外貿MIS系統融合眾多外貿企業的先進管理經驗，設計出規范可行且靈活可自定制的業務操作流程，以適應業務擴充和管理改變; 

　　-> 采用的B/S結構的設計思想，解決業務的地域性分布問題; 

　　-> 采用SQL Server/Oracle/Sybase等大型數據庫作為后臺進行數據庫的集約管理; 

　　-> 提供可擴展的外掛的自擴展應用平臺，以適應業務的增長的需要; 

　　-> 采用先進的查詢技術進行深度的數據挖掘，從而滿足管理上多層面的需求; 

　　-> 多系統無縫連接，異地同庫，達到真正意義上的數據共享，避免重復勞動，從而真正提高企業運作效率; 

　　-> 開放式數據結構，使系統能適應數據增容的需要，并能基于業務實際自定制; 

　　-> 采用統一的碼制，明細編碼級次，建立和維護體系內部一致性 

　　-> 應用開放式的數據連接使系統可跨平臺，易于移植; 

　　-> 提供實用的軟件工具，用以方便維護系統的健康; 

　　-> 除操作系統的安全解決方案外，提供權級的共享數據的安全以及深層的數據安全(數據的可回溯性和一致性)機制，輔以網絡層的安全解決方案; 

　　-> 建立數據字典的機制; 

　　-> 基于數字的敏感性建立預警機制; 

　　2、利用南北N6 ERP管理軟件進行企業資源整合、業務重組功能特點 

　　-> 財務業務一體化管理 

　　-> 規范業務流程 

　　-> 明確部門職能、崗位職責 

　　-> 強化逐級審批制度 

　　-> 建立完整的客戶管理體系 

　　-> 加強貿易風險控制 

　　-> 加強資金、物流風險控制 

　　-> 數據信息時時動態共享 

　　-> 提供科學的決策支持數據 

　　-> 強大靈活的自定義 

　　-> 可擴展性 

　　3、總體框架 

　　針對外貿行業的信息化需求狀況，南北公司憑借多年的行業信息化管理經驗，推出南北N6 ERP外貿專版管理系統，并以此系統為基礎提供專門的外貿行業解決方案，該系統解決方案分為三個層次，以財務業務管理系統為核心，以基礎信息、系統維護支持系統為基礎，在業務操作過程中施加控制管理以及數據信息采集，從而實現科學的決策分析。 

　　系統具體功能框架 

　　決策分析子系統主要完成的功能： 

　　管理報表 

　　經理查詢 

　　數據統計 

　　財務業務管理主要完成的系統功能： 

　　資金頭寸 

　　資金壓力 

　　收付規劃 

　　資金收付到貨管理 

　　倉儲管理 

　　貨權轉移 

　　成本核算預算/計劃 

　　簽約管理 

　　事務處理 

　　決算管理經理審核 

　　公司審批 

　　主管部門審批 

　　自動控制 

　　基礎信息管理主要完成的功能： 

　　客戶信息管理 

　　客戶資信管理 

　　商品信息管理 

　　商品行業特性管理 

　　人員權限管理 

　　系統維護管理主要完成的功能： 

　　基礎資料管理 

　　內部通信系統指標自定義 

　　指標關聯自定義 

　　界面自定制 

　　輸出單證自定制 

　　審批流程自定制 

　　系統提示自定制 

　　4、南北N6 ERP解決方案的優勢 

　　系統進入業務準備階段后，對業務進行預算管理以減少操作風險，預算內容經過審批后，業務進入具體的實施階段，操作人員圍繞預算單進行外貿業務操作，操作圍繞著資金，采購，銷售三條主線進行，從而形成業務上的信息流，并在收付款、發貨等業務環節與資金系統、物流系統結合起來，形成資金流與物流的一個完整的閉環。而針對來進料加工貿易，系統設計加工業務管理，通過商品等信息與采購、銷售業務管理相互關聯。這種的流程設計使系統層次清晰，操作規范，并使系統涵蓋了大部分進出口貿易類型。可適用于不同貿易類型為主的外貿公司。 

　　優勢一、外貿公司的原始信息大多來源于業務數據。系統通過基礎信息碼表(科目、客戶、商品等)實現統一標準化，在集團范圍內進行統一管理。基礎信息碼表獨立存在，既便于維護，又便于不同的系統調用;由計算機自動生成相應的帳務數據，集團將這些財務信息集中存儲，可供管理層實時查詢監控;強大的憑證自動生成功能使財務人員從繁瑣的手工勞動中解放出來。大大減輕了憑證的編制量，使財務人員有更多的精力集中于企業的財務管理; 

　　優勢二、對外貿企業最為關心的公司職能部門內部考核和業務員的業績評價，本系統可以在各模塊間靈活取數，準確完成項目盈虧核算、合同核算及部門人員的績效考核;在本系統中可以隨時為企業各級管理者提供以下管理會計信息:例如，公司、業務部、業務員即時的資產負債表、 損益表、現金流量表、明細費用表、科目余額表、以及商品盈虧、合同盈虧、項目盈虧分析表、庫存進銷存分析表、應收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補息計算功能，可以準確計算資金占用情況; 

　　優勢三、往來帳自動核銷方法，可以解決外貿企業龐大的往來帳快速、自動核對，先進的預查功能，滿足企業隨時，動態地查詢往來帳狀況，及時進行帳齡分析，快速發出催款通知，根據往來帳的預計收款日期進行內部預警控制; 

　　優勢四、按部門、項目、合同、商品、發票多角度進行銷售分析，加強內部控制、及時調整商品結構及經營戰略。及時準確反映每張外銷發票的全部出口退稅進度信息，避免出現少退多退稅問題; 

　　優勢五、科學管理和資金預測是每一個企業重要、必須的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該系統對外貿企業的資金進行嚴格、高效的規范化管理，對資金的管理控制表現為統一管理調度，有償使用。在確保資金運營安全的基礎上，增強公司的資金調控、預測能力，方便查詢資金占用與資金流動情況，減少不必要的損失; 

　　優勢六、實現“統一、實時、監控” 的管理目標。本系統為企業外部提供能夠真實反映企業財務狀況和經營情況的各種信息。其主要內容有：會計月報表(資產負債表、損益表、現金流量表)、 會計年度報表、 會計帳簿及科目余額表。根據內部各獨立帳套的主要財務數據上報集團，形成新的分析結果，結合遠程穿透式查詢，進行更為豐富，具有效率的財務決策。集團內部多單位單帳套集中管理方式與網上報銷、網上審批相結合。集團領導能實時動態的監控集團所屬單位的財務狀況、資金狀況； 

　　優勢七、本系統涵蓋各類進出口業務，多種貿易類型：包括自營進出口、代理進出口、投標招標項目管理、來料加工貿易以及進出口過程中的相關業務等。并設計了庫存接口和財務接口，以保證能順利進行企業應用整合。多個系列產品高度集成，各系統使用同一個數據庫，并且對于一些基礎信息，使用統一的數據表，保證數據的一致性。各系統的數據可互相調用查詢，并將各系統數據整合使用； 

　　優勢八、系統將進出口相關的貿易按客戶、商品、國別、地區或貿易性質進行了劃分。將相關的進出口業務均歸集為一個進出口貿易形式，以便于對單一業務的合同進行管理; 

　　優勢九、作為外貿企業的“領導審批制度”是非常嚴格的，該系統除考慮到領導審批職能上的差異，還考慮到審批金額與審批類型的不同。嚴格按照從業務員到部門經理、總經理的逐級審批手續，防止責權不清帶來的管理混亂； 

　　優勢十、由于外貿企業業務員的高度集權制，使得領導很難進行有效的業務監控。系統中“權限管理” 功能可以設置兩類權限:菜單權限和業務關系權限。菜單粗級權限控制某部門人員有某菜單操作權利。業務關系權限按部門人員、業務屬主、業務操作建立關系，不僅控制某人有某類業務操作權利，還控制某人可以為他人進行某類業務操作權利。從而加強了企業監管力度； 

　　優勢十一、系統提供預警定義功能，可通過采集系統中的某些事件，向相關人員提供預警提示； 

　　優勢十二、系統中物流管理并不僅僅是貨物的流通，它還包括貨物流轉過程中的信息管理。主要包括備貨、出運、檢驗、到貨、非零庫存的出入庫管理，零庫存的出入庫、有關財務憑證的自動生成等； 

　　優勢十三、 對外貿易中的重要組成部分-貨幣支付環節及其管理構成了“資金流”。它的管理是按資金需求和資金回籠預測，對流動資金實行部門定額管理，通過內部銀行進行資金使用的"罰、貸、存"處理，以達到降低資金使用成本，科學合理地使用資金。 資金管理包括的內容:嚴格的付款審批制度、用款計劃、支付預測、預收款管理、收匯計劃、流動資金管理、信用證授信額度管理、承兌匯票額度管理等; 

　　優勢十四、系統中的信息流由客戶、商品和交易等基礎信息及這些信息資源的收集、管理和利用構成。特別是對客戶、商品等企業基礎信息數據的管理，采用嚴格的控制手段，實現充分的資源共享。對業務產生的各種信息可以進行充分的分析與利用。