連鎖店總部的采購(gòu)功能是運(yùn)作連鎖企業(yè)的核心功能，強(qiáng)化采購(gòu)功能并對(duì)其實(shí)施嚴(yán)格的控制，是每一個(gè)連鎖企業(yè)需要高度重視的。 
　　一、強(qiáng)化采購(gòu)功能的兩種主要方法 
　　針對(duì)目前我國(guó)許多連鎖企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際，提出兩種方法作為大家的參考。 
　�。�、制定供貨商準(zhǔn)入制度  
　　絕大多數(shù)中國(guó)的連鎖企業(yè)中，每天采購(gòu)部里供貨商客戶盈門，一片嘈雜，給人一種無(wú)序的印象，但其中工作效率并不高。造成此種狀況的原因是，許多供貨商并不是符合連鎖企業(yè)條件的供貨商，但我們已花費(fèi)了大量時(shí)間進(jìn)行了接觸交往，結(jié)果對(duì)雙方都一無(wú)所獲。因此要提高采購(gòu)業(yè)務(wù)部的工作效率，就需要制定一個(gè)供貨商的準(zhǔn)入制度，即在進(jìn)入正式談判之前，制定這樣一個(gè)制度，告知連鎖企業(yè)要求供貨商配合做到的基本交易條件，如供貨商作出承諾即可安排正式的交易談判。這種方法可以制度的形式選不合格的供貨商，使業(yè)務(wù)談判程序化并提高效率。  
　�。病⒅贫▽�(duì)供貨商接待與信息反饋的時(shí)間制度  
　　我們?cè)S多的連鎖企業(yè)以公司的作息時(shí)間作為供貨商的接待時(shí)間，這樣就客觀上造成一種事實(shí)，采購(gòu)業(yè)務(wù)部每天都在接待供貨商，其工作人員根本無(wú)時(shí)間去進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，下門店了解商品的適銷率、商品價(jià)格、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的商品線組合和價(jià)格線組合，而是把大量時(shí)間花在供貨商接待上，缺乏時(shí)間對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行了解。所以在制度上進(jìn)行規(guī)定，規(guī)定接待進(jìn)貨商的時(shí)間，這種時(shí)間一般以一周２天為好，余出３天讓采購(gòu)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和制定采購(gòu)計(jì)劃，這也是提高采購(gòu)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的時(shí)間上的保證。提高采購(gòu)工作效率很重要的一環(huán)是對(duì)供貨商信息反饋的時(shí)間承諾，即對(duì)新的供貨商提供的商品，或?qū)υ�有供貨商的新品是否能進(jìn)入連鎖公司的采購(gòu)系統(tǒng)，要制定時(shí)間規(guī)定，不能讓供貨商無(wú)限期等待，無(wú)這種時(shí)間承諾制往往會(huì)失去許多商機(jī)，也會(huì)造成采購(gòu)業(yè)務(wù)人員工作的低效率化。  
　　二、采購(gòu)業(yè)務(wù)部的程序化分段控制法  
　　我國(guó)許多連鎖企業(yè)中現(xiàn)行的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程必須改變，這種流程的缺點(diǎn)是，單人的全過(guò)程操作，雖然最后由總經(jīng)理決定，但往往是形同虛設(shè)的，而最大的缺陷是，缺乏監(jiān)督和控制，如控制不當(dāng)會(huì)造成對(duì)連鎖企業(yè)的災(zāi)難性后果。如在我國(guó)一些連鎖企業(yè)中已有一些現(xiàn)象值得深思，如采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員具有供貨商公司的股權(quán)，對(duì)供貨商付款由采購(gòu)部說(shuō)了算，公司交易條件的回扣等等，如不加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門的控制，連鎖企業(yè)就不可能良性發(fā)展。所以對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門的控制必須在制度上和程序及操作上作出界定。我們可按采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程，作如下的分段控制。  
　�。�、采購(gòu)談判，即由專人負(fù)責(zé)與供貨商的談判，這種談判按公司制定的供貨商文件進(jìn)行，并按供貨商文件與供貨商簽訂采購(gòu)合同。公司要專門培養(yǎng)一批談判高手，使之成為真正的買手，這與公司的利益十分有關(guān)。  
　�。�、按合同訂貨。在完成了訂貨合同后，采購(gòu)業(yè)務(wù)部第二批專人開始按照合同，并根據(jù)各連鎖門店的銷售情況向供貨商發(fā)出送貨指令，這種指令的發(fā)出不要認(rèn)為是很簡(jiǎn)單的事，必須要考慮許多綜合的因素，如銷售量與周轉(zhuǎn)量的平衡，供貨商最低與最高送貨批量、送貨的間隔時(shí)間與頻率等。  
　�。�、與供貨商的服務(wù)配合與監(jiān)督。供貨商的商品進(jìn)入連鎖公司后，采購(gòu)業(yè)務(wù)部要有專人對(duì)商品在各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)督與控制，對(duì)供貨商的服務(wù)既要進(jìn)行配合，也要進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，以此作為公司制定對(duì)不同類型供貨商的政策。  
　　４、付款。采購(gòu)業(yè)務(wù)部會(huì)同財(cái)務(wù)部按照訂貨合同，參照供貨商服務(wù)配合和其他方面的考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供貨商進(jìn)行付款。  
　　以上這種程序化的分段控制方法，把采購(gòu)過(guò)程分解成四個(gè)階段，并進(jìn)行專業(yè)化分工的操作，既能通過(guò)專業(yè)化分工提高連鎖店總部的采購(gòu)功能與采購(gòu)效率，又能通過(guò)各個(gè)環(huán)節(jié)的互相監(jiān)督與控制，達(dá)到對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)部的有效控制。  
　　對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)而言，光片面強(qiáng)調(diào)控制是不夠的，因?yàn)檫@是一個(gè)變化最多端的領(lǐng)域，個(gè)人的素質(zhì)和才華在這一領(lǐng)域是很容易得到發(fā)揮的，要強(qiáng)化總部的采購(gòu)功能，首先要選好人才，光是聽話的而無(wú)創(chuàng)造力的人對(duì)連鎖企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展不利，而具有創(chuàng)造力的人往往又會(huì)使人感到無(wú)法控制。因而一般觀點(diǎn)是，建立采購(gòu)系統(tǒng)的制度是為了達(dá)到有效控制，但對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的選用，老總們應(yīng)超越自我，以素質(zhì)和才華為重，因?yàn)橹挥芯哂袆?chuàng)造力的業(yè)務(wù)人員才可能為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富，況且良好的企業(yè)制度可以規(guī)范他們本身的行為。