企業單位、機關團體以及個人用戶到鐵路托運貨物的步驟及鐵路內部相應的作業過程簡要表示如下：
用 戶
（托運人、收貨人）　鐵 路
（承 運 人）
提出貨物運輸服務訂單－－－－－－－－－受理、審核訂單
↓　↓
填寫運單、辦理托運－－－－－－－－－車站內勤受理運單、外勤受理貨物
↓　↓
搬入貨物、繳納運輸費用－－－－－－－－－車站制票收款、裝車掛運
↓　↓
將領貨憑證遞交收獲人－－－－－－－－－列車中途運行、編解作業
↓　↓
收獲人查詢到貨情況－－－－－－－－－到站卸車、發出到貨催領通知
↓　↓
辦理領貨手續并領取貨物－－－－－－－－－到站內勤交付票據、外勤交付貨物


    用戶到鐵路托運貨物，不只是和鐵路貨運職員打交道，實際上也是和鐵路貨運規章制度打交道。鐵路是現代化運輸系統，運輸生產組織嚴密，規章制度周全。就貨運營業方面而言， 托運人、收貨人和承運人除了要遵守《中華人民共和國鐵路法》外，還要共同執行《鐵路貨物運輸規程》、《國際鐵路貨物聯運協定》及其引伸的一些規則和辦法，如《鐵路貨物運價規則》、《鐵路危險貨物運輸規則》、《鐵路鮮活貨物運輸規則》、《鐵路超限貨物運輸規則》、《鐵路貨物裝載加固規則》、《鐵路貨物運輸計劃管理辦法》、《鐵路集裝箱運輸規則》、《鐵路貨物保價運輸辦法》、《鐵路貨物運輸雜費管理辦法》、《統一過境運價規程》、《鐵路和水路貨物聯運規則》等。這些規章辦法，規定了用戶托運貨物的程序、辦理手續，與用戶的切身權益有直接聯系，因此用戶有必要大體上了解辦理托運貨物的有關規定，在享受鐵路貨運營銷服務的同時，保護自己的合法權益。
    

　
一、貨物運輸基本條件
　
(一) 鐵路貨物運輸種類
    現行鐵路貨物運輸種類分為整車、零擔和集裝箱。整車適用于大宗貨物；零擔適用于零星貨物；集裝箱適用于精密、貴重、易損貨物。
    托運人可以依據貨物數量、性質、狀態、形體等特點加以選擇，達到安全、迅速、經濟、便利地運送貨物的目的。

(二)按一批運輸辦理的條件
    鐵路運輸貨物以批力單位。“一批”就是一個運輸單位，也是承運人計算貨物運輸費用的一個單位。一批貨物的托運人、收貨人、發站、到站、裝卸地點必須相同（整車分卸的貨物可以例外)。
    整車貨物以一車為一批(但跨裝、爬裝及使用游車的貨物，可以每一車組為一批），零擔貨物以每張貨物運單所托運的貨物為一批，集裝箱貨物以每張貨物運單所托運的集裝箱數為一批(每批必須同一箱型，至少一箱，最多不得超過鐵路一輛貨車所能裝運的箱數)。
下列情況不能按一批辦理：
    1.易腐貨物與非易腐貨物；
    2.危險貨物與非危險貨物：
    3.根據貨物性質，不能混裝運輸的貨物；
    4.保價運輸貨物與非保價運輸貨物：
    5.投保運輸險與未投保運輸險的貨物；
    6.運輸條件不同的貨物。

(三)貨物運輸合同
    辦理鐵路貨物運輸，托運人與承運人應簽訂運輸合同。大宗整車貨物的運輸合同可按季度、半年度、年度或更長期限簽訂,并提出月度鐵路運輸計劃。其他整車貨物可用鐵路貨物運輸服務訂單作為運輸合同。整車貨物交運貨物時，還須向承運人遞交貨物運單，零擔貨物和集裝箱貨物，以貨物運單作為運輸合同。

(四)貨物運單
    托運人向承運人提出貨物運單是一種簽訂合同的要約行為，即表示其簽訂運輸合同的意愿。按貨物運單填記的內容向承運人交運貨物，承運人按貨物運單記載接收貨物，核收運輸費用，并在運單上蓋章后，運輸合同即告成立。托運人、收貨人和承運人雙方即開始負有法律責任。貨物運單格式由兩部分組成，左側為運單，右側為領貨憑證。運單和領貨憑證背面分別印有“托運人須知”和“收貨人領貨須知”。每批貨物填寫一張貨物運單，根據欄目要求分別由托運人和承運人填寫。填寫內容必須翔實正確，文字規范，字跡清楚，不得使用鉛筆或紅色墨水。內容如有更改，在更改處須加蓋托運人或承運人印章證明。

(五)委托書
    托運人、收貨人有自然人和法人之分。托運人、收貨人是法人，與鐵部路門辦理運輸手續履行其權利義務時，可指定法定代表人（或稱法定代理人）辦理。法定代表人應憑托運人、收貨人出具的”委托書”(格式如下)，與承運人辦理相應的運輸手續。
　


                     
                       委        托        書
    茲委托              為              之代表人，在你站辦理有關貨物托運、領取                 一切權利和義務。     此致  
        車站
     委托權利和義務有效期間：
                          托運人或收貨人........（簽章）   
                          住          址.........
                                   年    月    日     填        


                                         規格：130 x 185mm
　


(六)運輸貨物重量
    運輸貨物的重量以公斤為單位。整車貨物和集裝箱貨物的重量由托運人確定，零擔貨物的重量由承運人確定，但下列情況亦可由托運人確定：
    1. 標準重量的貨物；
    2. 包裝上涂有標記重量的貨物；
    3. 附有全批過秤清單的貨物；
    4. 一件重量超過發站衡器最大稱量的貨物；
    5. 經承運人同意由專用線或專用鐵路組織零擔運輸的貨物。
    貨物的重量，包括貨物包裝的重量。 
    托運人確定的貨物重量，鐵路部門有權進行抽查。抽查結果超過衡器最大公差時，托運人或收貨人應支付過秤費，并按規定處理。

(七)運輸貨物件數
    運輸貨物，不論整車、零擔、集裝箱，均按件數和重量承運。但下列貨物按整車條件辦理時，只按重量承運，不計算件數：
    1. 散堆裝無法成件的貨物；
    2. 成件的貨物規格相同(規格在3種以內相同，視為相同)一批數量超過2000件,規格不同一批數量超過1600件。 
文具百貨、家用電器、醫療器械、玻璃儀器等按整車條件運輸時,不論規格,每件平均重量在10公斤以上,能按件點交時，都可按件數和重量承運。

(八)貨物包裝、標記
      貨物包裝應符合國家包裝標準或行業包裝標準的規定。不符合包裝標準時，應由托運人改善后承運。暫無包裝標準的，經托運人要求與承運人在保證運輸安全的基礎上，可商定包裝條件，并簽訂“試運包裝協議”組織試運。對不符合包裝標準的貨物，不得簽注“免責特約”。
    貨物有缺陷，經發站檢查認為不致影響運輸安全(貨物自身安全和其他貨物安全)。可在貨物運單“托運記載事項”欄內，注明貨物狀況的具體情況。
    貨物標記(貨簽)應使用鐵路規定的格式，按其規定內容正確填記。標記應牢固粘貼、釘固或栓掛在貨件上，大件和笨重貨物也可采取直接在貨件上書寫的方法。


          貨物標記（貨簽）式樣

                  O
              0       0
　
    運輸號碼－－
    到    站－－
    收 貨 人－－
    貨物名稱－－
    總 件 數－－
    發    站－－


          備考：不得使用鉛筆填寫。
                             規格：110 x 60mm
　

(九)貨物托運、承運
    托運人向承運人交運貨物時應按批提出貨物運單。使用機械冷藏車運輸的貨物，同一到站，同一收貨人一起運輸時，可以數批合提1份運單。整車分卸貨物除提出基本運單外，每一分卸站應增加分卸貨物運單兩份(分卸站和收貨人各1份)。
    按一批托運的貨物品名過多或托運搬家貨物時，運單上的“貨物名稱”欄不夠填寫時，托運人須同時提出“物品清單”一式三份(1份發站存查、1份隨運單交到站、1份退還收貨人）。
    托運人對貨物及物品清單各欄填寫內容的真實性負責。承運人對貨物運單內托運人的填寫事項進行檢查，填制貨票，在貨物運單領貨憑證物品清單上加蓋車站承運日期戳，填記貨票號(整車貨物包括車號、集裝箱貨物包括集裝箱號)即為承運。
    承運同時，承運人應將貨票丙聯、物品清單1份，領貨憑證交給托運人，托運人將領貨憑證及時交給收貨人，憑此聯系到站領取貨物。

(十)貨物運輸限制
    下列貨物須憑證明文件運輸：
    1. 物資管制方面的，如托運麻醉品、槍支、民用爆炸品，必須提出醫藥、公安部門的證明文件；
    2. 衛生檢疫方面的，如托運種子、苗木、動物和動物產品，應提出動、植物檢疫部門的證明文件；
    3. 物資運輸歸口管理方面的，如托運煙草、食用鹽、酒類應提出物資管理部門的證明文件；
    4. 國家行政管理方面的，如進出口部門規定須憑運輸許可證運輸的貨物，應提出運輸許可證；
    須憑證明文件托運的貨物，托運人提不出規定的證明文件時，鐵路可拒絕受理。

(十一)貨物押運
    下列貨物運輸，托運人應派人押運：
    1．活動物；
    2．需按時澆水的鮮活植物；
    3．生火加溫的貨物；
    4．掛運的機車和軌道起重機；
    5. 特殊規定應派押運人的貨物；
    押運人每批以1—2人為限，押運人須持托運人或收貨人出具的身份證明，押運人姓名、證明文件名稱、號碼應填記在貨物運單“托運人記載事項”欄內，車站按規定核收押運人乘車費。從貨物承運時起至交付完畢時止，押運人對貨物應采取保證安全運輸的措施，押運人發生人身意外傷害時，比照《鐵路旅客意外傷害強制保險條例》的規定進行處理。

(十二)裝卸車作業組織
    貨物裝車、卸車作業分為站內作業和專用線、專用鐵路內作業兩種。
除另有規定外，在站內作業的，裝車或卸車組織工作均由承運人負責。專用線、專用鐵路內的裝車或卸車組織工作由托運人或收貨人自行負責。
    托運人，收貨人組織裝車或卸車的貨車。其裝卸作業時間和貨車在專用鐵路內停留時間的標準，由鐵路分局規定或由車站與專用線、專用鐵路所有人在運輸協議內商定。

(十三)貨物運到期限
    貨物運到期限是對承運人的要求和約束，是對托運人、收貨人合法權益的保護，有利于托運人和收貨人據以安排經濟活動。
    貨物運到期限由三部分時間組成：
    貨物發送期間 包括從貨物承運、裝車到掛出，規定為1日；
    貨物運輸期間 是貨物在途中運送的時間，按我國目前貨物平均運輸速度計算，每250運價公里或其未滿為1日，按快運條件運輸的每500運價公里或其未滿為1日，
    特殊運到期限 是針對有些貨物特殊作業需要而規定的，如超過250公里的零擔貨物，使用冷藏車運送需要加冰鹽的貨物，笨重零擔貨物，零擔危險貨物，1噸、10噸型的集裝箱貨物，整車分卸貨物，準米軌直通運輸的貨物等，分別制定有不同的運到期限。
    貨物運到期限的起碼日數為3日。
    托運易腐貨物，“短壽命”放射性貨物，托運人應在貨運單上記明貨物容許期限，貨物容許運到期限必須大于該批貨物運到期限3天。

(十四)運輸費用支付
    鐵路貨物運輸費用收費項目及收費標準在《鐵路貨物運價規則》內規定，并在車站營業場所公告，未經公告，不得實行。
    貨物運輸費用，除另有規定外托運人應在發站承運貨物的當日支付。18時以后至24時裝車的貨物，可以在次日支付。途中或到站發生的運輸費用，由收貨人在到站支付。
    對經常托運或領取貨物的托運人或收貨人，不必一批一付，可以按日匯總一次支付。具體辦法由車站與托運人，收貨人商定。

(十五)貨物到達、通知、領取
    承運人組織卸車的貨物，卸車完了后及時向收貨人發出催領通知。到貨通知有兩種信息通道：一是托運人在貨物承運后將領貨憑證寄交收貨人，收貨人持領貨憑證主動聯系到站領取貨物；二是貨物到達后，由到站向收貨人發出催領通知。 
    到站發出催領通知，可采取在營業場所揭示公告、寄出信函、市內電話通告等方法。收貨人也可與到站商定如拍發電報、傳真、長途電話等其他方式，這種商定通知方式的費用，由收貨人支付。
    到站發出催領通知 (不能實行催領通知的為卸車之后)的次日起,2日內收貨人應將貨物全部搬出。對超過2日(鐵路局可規定為1日)未能搬出者,車站向收貨人核收貨物暫存費。收貨人拖延領取、拒絕領取或無人領取時，鐵路采取解決措施無效后，自發出催領通知滿30日(搬家貨物為60日)仍無人領取或收貨人未按規定期限提出處理意見的，承運人按無法交付貨物進行處理。對性質不宜長期保管的貨物，承運人根據具體情況可縮短處理期限。

(十六)運輸變更及解除合同
    由于托運人或收貨人的原因，可按批向貨物所在的中途站或到站提出變更到站、變更收貨人，也就是變更運輸合同。
    下列情況，承運人不受理運輸合同變更：
    1. 違反國家法律行政法規；
    2. 違反物資流向；
    3. 違反運輸限制；
    4. 蜜蜂運輸；
    5. 易腐貨物變更后，新的貨物運到期限大于原貨物容許運輸期限時；
    6. 變更一批貨物中的一部分；
    7. 第二次變更到站。
    整車貨物、大型集裝箱貨物發站在掛運前，零擔貨物和其他集裝箱貨物發站在裝車前，托運人提出取消托運要求，經承運人同意可以取消托運手續，貨物合同即告解除。
     辦理取消托運或變更手續時，托運人、收貨人應向發站、中途站或到站提出領貨憑證和貨物變更要求書。不能提出領貨憑證明時，應提出能證明托運人、收貨人身份的有效證明文件，并在變更要求書中注明，方可辦理。
  已經卸車的整車貨物，不再變更到站。
    辦理變更或取消托運，托運人或收貨人應向承運人支付貨物變更手續費。發送前取消托運，由發站返還全部運費及押運人乘車費。發送后變更到站時，運費應按發站至處理站、處理站至新到站分別計算。由新到站向收貨人結算。對已發生的相關費用，由發站或處理站隨同變更手續費一起核收。